Tücken bei der Reisekostenabrechnung

Kolumne in der Badener Zeitung, Woche 14/2013

Sowohl bei der Kilometergeldverrechnung als auch bei der Diätenverrechnung ist Vorsicht geboten, insbesondere beim Begriff der Dienstreise kann bei der Abrechnung der Dienstnehmer einiges falsch laufen.

Als ersten Schritt sind die arbeitsrechtlichen Ansprüche zu ermitteln. Während der Reisezeit hat der Dienstnehmer Anspruch auf eine Abgeltung als Arbeitszeit. Darüber hinaus steht dem Dienstnehmer eine Reisekostenentschädigung zu, darunter fallen Fahrtkosten, Tagesgelder (Diäten) und Nächtigungsgelder. Grundsätzlich erfolgt die Entschädigung in Pauschalen, diese sind jedoch nicht immer vorteilhaft. Für Fahrten mit dem privaten Pkw kann der Dienstnehmer Kilometergeld iHv € 0,42 Euro pro Kilometer und maximal 30.000 Kilometer pro Jahr bzw. bis zu einem Höchstbetrag von € 12.600 Euro, steuerfrei kassieren. Achtung: mit dem Kilometergeld sind sämtliche Pkw-Aufwendungen abgedeckt, insbesondere auch Park- oder Mautgebühren. Bei kurzen Fahrten und hohen Parkgebühren, ist der Dienstnehmer möglicherweise besser dran, wenn man aufs Kilometergeld verzichtet und das Parkticket dem Arbeitgeber weiterreicht.

Taggelder (Diäten) sind nur dann steuerfrei, wenn sie den gesetzlichen Höchstbetrag von € 26,40 pro Tag (€ 2,20 pro Stunde) im Inland nicht überschreiten. Fährt ein Mitarbeiter im Nahbereich öfter als fünfmal - oder fünfzehnmal bei größeren Zeitabständen - an denselben Ort, etwa zu einer Niederlassung in einer anderen Stadt, werden die Taggelder steuerpflichtig. Nur aufgrund von „lohngestaltenden Vorschriften", also etwa aufgrund eines Kollektivvertrags (KV), können die Taggelder weiterhin steuerfrei sein. Gibt es keine solche Regelung oder ist man, etwa als Geschäftsführer, nicht davon erfasst, sind weitere Taggelder zu versteuern. Und ebenso, wenn der Arbeitgeber mehr zahlt, als laut KV vorgesehen.

Vorsicht ist auch bei längeren Dienstreisen geboten. Hier ist zu unterscheiden, ob es sich um eine Dienstreise oder eine Mitarbeiterentsendung handelt.

Wird jemand ins Ausland gesendet um das ausländische Büro oder die ausländische Niederlassung zu leiten, handelt es sich um eine Entsendung und es wird kompliziert. Insbesondere deswegen, da das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen beachtet werden muss. Bei einer Mitarbeiterentsendung wandert das Besteuerungsrecht im Normalfall vom Ansässigkeits- zum Tätigkeitstaat, insbesondere wenn sich der Dienstnehmer mehr als 183 Tage im Kalenderjahr dort aufhält.

Tipp: Achten Sie bei Reisekostenabrechnungen auf die genaue Einhaltung der jeweiligen arbeits-, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen, da gerade die Reisekostenabrechnungen bei jeder GPLA-Prüfung Ziel genauer Kontrollen sind!