Ab 01. April 2017 muss die Registrierkassa nun auch manipulationssicher sein. Das ist sie, sobald sie mit einer speziellen Software oder einem Chip ausgestattet und beim Finanzamt registriert ist. Wenn die Software bis 01.04.2017 noch nicht installiert ist, ist lt. Auskunft des Finanzministeriums ist jeder Unternehmer straffrei, wenn er belegen kann, dass er bis 15.03.2017 zumindest eine Software bestellt hat. Strafen gibt es allerdings für jene, die sich bisher nicht die Mühe gemacht haben, ihre Registrierkasse manipulationssicher zu machen. Wir empfehlen für die Registrierung die Rücksprache mit Ihrem Kassenhersteller, denn Sie benötigen für die Registrierung folgende Unterlagen:

·         Art der Signaturerstellungseinheit (Signaturkarte oder Onlinezertifikat)

·         Aussteller der Signaturerstellungseinheit (A-TRUST, GLOBALTRUST oder Prime Sign)

·         Seriennummer der Signaturerstellungseinheit

·         Kassenidentifikationsnummer

·         Benutzerschlüssel (beginnt mit AES-256)

·         Startbeleg mit QR-Code

Sollten Sie die Registrierung der Kasse selbst vornehmen wollen, benötigen Sie einen Finanz Online-Zugang. Bei einer Registrierung über Finanz Online ist zu beachten, dass Sie die Belegcheck-App des BMF benötigen, um die Registrierung vollständig abschließen zu können. Sollte Ihre Signaturerstellungseinheit länger als 48 Stunden ausfallen, ist dies verpflichtend dem Finanzamt über Finanz Online oder in Ausnahmesituationen über das Formular Rk1 binnen einer Woche zu melden. Bei einem Ausfall der Signaturerstellungseinheit wird der Hinweis „Signaturerstellungseinheit ausgefallen“ auf dem Kassenbeleg angedruckt. Nach Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit ist ein signierter Sammelbeleg mit dem Betrag 0 zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll zu speichern. Sollte die Registrierkassa länger als 48 Stunden ausfallen, ist der Ausfall dem Finanzamt verpflichtend über Finanz Online binnen einer Woche zu melden. Die Wiederinbetriebnahme der Registrierkassa ist ebenso an das Finanzamt zu melden. Laufende Arbeiten mit der Registrierkassa sind der Monatsabschluss (außer in Monaten in denen kein Betrieb war), die quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls auf ein elektronisches Medium (wie externe Festplatte, USB-Stick oder externem Speicher idealerweise nach dem Abschluss der Kassa am Quartalsende), sowie die Erstellung und Übermittlung eines Jahresbeleges, das ist gleichzeitig der Monatsabschluss Dezember unabhängig vom Wirtschaftsjahr. Fordern Sie über Finanz Online einen Authentifizierungscode an, scannen Sie mittels der Belegcheck-App den QR-Code des Beleges und geben Sie anschließend den Code ein. Diese Übermittlung hat bis 15.02. des Folgejahres zu erfolgen. Die Datensicherung muss sieben Jahre aufbewahrt werden.

TIPP: Um Strafen seitens des Finanzamtes zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass die Sicherheitseinrichtung Ihrer Kasse bis 01.04.2017 funktioniert oder zumindest bis 15.03.2017 eine Bestellung zur Umstellung Ihrer Kassa auf die Sicherheitseinrichtung bei Ihrem Kassenausrüster vorliegt.