Mit 1.1.2020 tritt das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden in Kraft. Dies trifft sowohl Behörden als auch Unternehmen. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Erreichbarkeit für die Behörde im Wege der elektronischen Zustellung sicherzustellen. Ausnahmen bestehen für Unternehmen nur dann, wenn sie aufgrund des Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von UVAs verpflichtet sind, oder die technischen Voraussetzungen für die elektronische Zustellung nicht erfüllt sind. Elektronische Zustellung bedeutet, dass ein Dokument in den Postkorb des Unternehmensserviceportals (USP) elektronisch zugestellt wird. Für die erfolgreiche Einrichtung der elektronischen Zustellung sind mehrere Schritte notwendig. Neben der Aktivierung der Bürgerkarte oder Handysignatur für eine erfolgreiche Authentifizierung, muss sich das Unternehmen auch beim USP registrieren. Das ist auch über FinanzOnline möglich. Im Rahmen der Registrierung muss jedenfalls eine Person als Administrator für das USP festgelegt werden. Weitere Personen können als Postbevollmächtigte zusätzlich bestimmt werden, welche dann mit ihren Zugangsdaten die elektronisch zugestellten Schriftstücke für das Unternehmen abholen können. Achtung: Teilnehmer von FinanzOnline werden automatisch in das Teilnehmerverzeichnis des USP übernommen. Wir raten daher zur Aktualisierung der übernommenen Daten (E-Mail Adresse aus dem Vorsystem). Die Teilnahme an der Zustellung ist mit keinen zusätzlichen Kosten verbunden. Selbst wenn die elektronische Zustellung ab 1.1.2020 verpflichtend ist, sind vorerst keine Sanktionen für die Nichtteilnahme an der elektronischen Zustellung vorgesehen. Die Zustellung erfolgt dann weiterhin auf dem Postweg.

TIPP: Beachten Sie, dass grundsätzlich jedes elektronisch zugestellte Schriftstück nur zwei Wochen im Postkorb aufbewahrt wird. Wird es nicht geöffnet/abgeholt, wird es gelöscht und gilt im Normalfall, im Hinblick auf den behördlichen Fristenlauf, als zugestellt. Schriftstücke der Finanzbehörden werden weiterhin in FinanzOnline zugestellt, Sie erhalten jedoch zusätzlich eine Information im USP.