Elektronische Rechnungslegung ab 01.01.2013

Kolumne in der Badener Zeitung, Woche 10/2013

Elektronische Rechnungen sind seit Jahresanfang (meist PDF-Dokumente) unter gewissen Voraussetzungen den Papierrechnungen gleichgestellt. 

Für die Versendung bzw. den Empfang von elektronischen Rechnungen sind mehr oder weniger aufwendige unternehmensinterne Voraussetzungen zu erfüllen.

 

Der häufigste Anwendungsfall für kleine Unternehmen wird die technisch relativ einfach umsetzbare Variante eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens sein. Für den Vorsteuerabzug müssen jedoch jedenfalls zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Zustellung zustimmen, wobei das Einvernehmen genügt. Die Zustimmung sollte explizit (schriftlich) verweigert werden, sofern der Empfang von E-Rechnungen unerwünscht ist. Stimmt der Empfänger zu, ist eine Bestätigung einzuholen, dass auch dieser über ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren verfügt.

2. Ein innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens muss sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der Rechnung eingerichtet sein, unabhängig von der Anzahl der eingehenden elektronischen Rechnungen. Das Verfahren muss elektronisch oder manuell einen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen und leicht nachvollziehbar sein. Die Dokumentation des Verfahrens muss sieben Jahre aufbewahrt werden. Unabhängig von der Größe des Unternehmens (Vermieter oder Kleinstunternehmer) ist für die Ausstellung oder den Empfang einer elektronischen Rechnung die Einrichtung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens verpflichtend.

Sehr kleine Unternehmen werden die Art des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens von der vorhandenen IT-Infrastruktur abhängig machen. Bei entsprechender Dokumentation und Aufbewahrung der Unterlagen wird auch der manuelle Abgleich der Geschäftspapiere (Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein) weiterhin möglich sein.

Die Dokumentation des Verfahrens für den Rechnungsempfang sollte die Vergabe von fortlaufenden Nummern bzw. eines gesonderten Nummernkreises für eingehende und gescannte Papierrechnungen, den Abgleich der Begleitunterlagen über Bestellung und Auftragsbestätigung hin bis zum Lieferschein, die Prüfung der Rechnungsmerkmale, Freigabevoraussetzungen und Aufbewahrung sowie die dafür jeweils verantwortliche Person enthalten.

Die einfachste Form der Umsetzung des Verfahrens kann wie folgt aussehen: Ausdruck der empfangenen elektronischen Rechnung, Archivierung des elektronischen Originals (unveränderbar) und Aufbewahrung im Rahmen der gesetzlichen Fristen.

Auf der ausgedruckten Rechnung können die genannten Prüfschritte dokumentiert werden.

Größere Unternehmen werden ihr innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens elektronisch über das Rechnungswesen einrichten oder in ihr Qualitätssicherungsverfahren einbinden.

 

Tipp: Wir empfehlen dringend das vorgenannte innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens zu installieren, da Sie ansonsten bei Erhalt elektronischer Rechnungen mit der Gefahr der Versagung des Vorsteuerabzuges bei Betriebsprüfungsmaßnahmen konfrontiert werden könnten.