Grundsätzlich kommt ein Kostenersatz nur in Betracht, wenn der Dienstnehmer nach einer vom Unternehmen bezahlten Ausbildung von sich aus kündigt oder am Jobverlust schuld ist (etwa bei einer berechtigten Entlassung). Bei einer einvernehmlichen Auflösung des Dienstvertrages ist eine Rückforderung ebenso möglich. Das übersehen Arbeitnehmer oft wenn sie auf Wunsch des Dienstgebers eine Einvernehmliche unterschreiben. Endet das Dienstverhältnis durch Fristablauf oder in der Probezeit können Ausbildungskosten nicht zurückverlangt werden. Für den Arbeitgeber ist wichtig, dass ohne schriftliche Vereinbarung der Ersatzanspruch hinfällig ist. Die Vereinbarung muss jeweils im Einzelfall im Voraus getroffen werden und die Ausbildung definieren bzw. die Beträge aufschlüsseln um die es geht. Eine allgemeine Klausel im Dienstvertrag reicht laut Judikatur nicht aus. Rückforderbar sind im wesentlichen Schulungskosten, Reise- und Aufenthaltskosten die der Arbeitgeber bezahlt sind, Prüfungsspesen und ev. der Arbeitslohn für die Dauer der Ausbildung wenn der Mitarbeiter dienstfrei gestellt war. Zusätzlich kann Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt werden, und zwar sogar dann, wenn die Kosten ursprünglich ohne Mehrwertsteuer abgerechnet wurden. Das deswegen, da die Finanzbehörden die Überwälzung der Ausbildungskosten vom Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer als Rechtsgeschäft das der Umsatzsteuerpflicht unterliegt, betrachten. Auf die Inhalte der Ausbildung kommt es ebenfalls an. Die Ausbildung muss laut Gesetz Spezialkenntnisse theoretischer oder praktischer Art vermitteln, die der Arbeitnehmer auch bei anderen Arbeitgebern verwerten kann, d.h. innerbetriebliche Einschulungen zählen nicht dazu. Bei Rückersatzvereinbarungen die ab dem 29.12.2015 geschlossen wurden, darf die Bindungsdauer höchstens vier Jahre ab dem Abschluss der Ausbildung betragen. Nur ausnahmsweise bei besonders teuren Spezialausbildungen können bis zu acht Jahre Bindungsdauer legitim sein. Innerhalb der Bindungsfrist muss der Rückzahlungsbetrag linear abnehmen, auch das ist zwingend vorgeschrieben. D.h., ist eine dreijährige Bindungsdauer vereinbart, reduziert es sich um ein 36stel pro Monat. Vereinbarungen die keine Aliquotierung enthalten, sind unwirksam. Auch dann fällt der Arbeitgeber um den Ersatzanspruch um.

TIPP: Vereinbaren Sie vor jeder Ausbildung schriftlich, inklusive Aufschlüsselung der Beträge, die Schulungskosten und zwar detailliert nach Kosten der Ausbildung, Reise- und Aufenthaltskosten, allfällige Prüfungsspesen und Arbeitslohn für die Dauer der Ausbildung, ebenso den Ersatz der Mehrwertsteuer. Vereinbaren Sie auch die Aliquotierung und die Dauer der Rückersatzvereinbarung und vergessen Sie nicht das vier Jahre nicht überschritten werden dürfen.