Bis dato galten sehr strikte Regelungen für das Führen von Arbeitsaufzeichnungen. Um den bürokratischen Aufwand für Unternehmen zu reduzieren wurden diese Regeln ab 01.01.2015 entschärft.

Geändert wurde z. B., dass bei schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiten keine separaten Aufzeichnungen mehr geführt werden müssen. Der Arbeitgeber muss nur mehr einmal pro Monat, zum Monatsende, das Einhalten der fixen Arbeitszeiteinteilung bestätigen, nicht mehr täglich. Es entfällt auch die Meldepflicht von Schichtarbeit und Kurzpausen an den Arbeitsinspektor. Erleichterungen gibt es auch bei den Aufzeichnungen von Ruhepausen für Betriebe ohne Betriebsrat. Beginn und Ende der Ruhezeit können durch Einzelvereinbarungen festgelegt werden. Auch bloße Saldenaufzeichnungen, also nur die Gesamtdauer anstelle der genauen Angabe von Arbeitsbeginn-, ende und Pausen, wird häufiger als bisher ausreichend sein. Diese flexible Vorgangsweise wurde neu für Teleheimarbeiter, also Arbeitnehmer die überwiegend von zu Hause arbeiten, eingeräumt.

Außerdem ist für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto zu führen, auch für beschränkt Steuerpflichtige, geringfügig oder vorübergehend Beschäftigte. Mit dem Lohnkonto sind auch die zugehörigen Unterlagen aufzubewahren wie z. B. die Erklärung zur Berücksichtigung des Alleinverdienerabsetzbetrages und der Ausdruck des Pendlerrechners. Weitere Unterlagen die vom Arbeitgeber aufbewahrt werden müssen, sind Dienstverträge oder Dienstzettel, Lehrverträge, Betriebsvereinbarungen, Reisekostenaufzeichnungen, Fahrtenbücher, Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen, Berichte der letzten Außenprüfung und zusätzlich branchenspezifische Unterlagen wie z.B. die Abrechnungen der Bauarbeiterurlaubskasse.

TIPP: Formulieren Sie mit Ihren Mitarbeitern schriftliche Arbeitsverträge in denen fixe Arbeitszeiten vereinbart sind, dann ersparen Sie sich separate Aufzeichnungen, da der Arbeitgeber nur noch bestätigen muss, dass die fixen Arbeitszeiten eingehalten werden. Dies dient zum Abbau des bürokratischen Aufwands und bringt Ihnen wesentliche Erleichterungen bei den Arbeitsaufzeichnungen ab 01.01.2015.